Предлагаю вашему вниманию советы по организации в клинике онлайн-кассы и её связи с прайсом клиники по номенклатуре приказа 804н.

1. Вид кассового аппарата

Если касса управляется программой МИС (медико-информационной системой) клиники — касса зависимая (подключается к компьютеру и по сути работает как принтер чеков), если нет — независимая (автономная, все позиции загружаются прямо в аппарат). Сразу определите этот момент, это самое главное. Управление через программу гораздо удобнее. При выборе для покупки программы для клиники обращайте внимание на эту функцию — чтобы поддерживала управление онлайн-кассой.

2. Содержание чека

В чеке указывается обязательно:

1. код услуги по приказу МЗ РФ №804н
2. наименование услуги по тому же приказу, точно как в номенклатуре

И то и другое. Только код или только услугу нельзя, нужно именно и то и другое, все вместе.

Код пишется без сокращений, полностью.

Наименование можно сокращать, есть официальное письмо МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, это разрешающее: разъяснительное ПИСЬМО от 25 сентября 2018 г. N 03-01-15/68652. В нем сказано, что «…в кассовом чеке (бланке строгой отчетности) может указываться сокращенное наименование услуги, дополненное кодом услуги в соответствии с номенклатурой.»

3. Количество символов в строке программы кассы

Выбирайте кассу и принтер, которые СПОСОБНЫ на программном уровне уместить в себе максимально длинное наименование с кодом из нашей номенклатуры по приказу 804н.

Если вы выберете оборудование, не способное умещать это — проверяющие скажут, что это ВАША проблема и будут правы.

При выборе кассы сразу отправляйте поставщику задачу в качестве обязательного условия — уместить самое длинное наименование и код из номенклатуры 804н.

Если уже купили такую кассу, где код и услуга не помещается, то либо запрашивать обновление программы, либо менять кассу. Касса должна не просто печатать чек, она должна соответствовать виду деятельности компании и отвечать требованиям именно к нему.

4. Лента для печати чека

Чем шире лента принтера, тем физически короче будет длина чека (если кого-то это так волнует).

Но на практическое применение это не влияет, ширина ленты может быть любой, главное — содержание чека.

5. Наименования и коды в чеке должны совпадать с планом лечения и главное — с актом выполненных услуг дословно по услугам, за которые берется оплата

Иначе будет несоответствие запланированных, оказанных и оплаченных услуг, а оно точно не в пользу клиники.

Роспотребнадзор к этому очень внимателен. И суды тоже.

6. ИП без сотрудников (когда ИП не является работодателем) освобождены от обязанности применять онлайн-кассы до 2021 года.

К медикам ИП это тоже относится. У кого нет в найме работников — может не покупать онлайн-кассу до 2021 года. Все остальные ООО и ИП должны начать применять онлайн-кассы с номенклатурным перечнем медицинских услуг с 01 июля 2019 года.

7. Аванс

Отличие аванса за услуги от оказанной услуги юридически огромное. Аванс — это просто предоплата, ее пациент всегда может забрать назад, в любой момент. А если заберет, то по кассе оформляется возврат аванса и налог с этой суммы не платится.

Если же услуга фактически оказана и оплачена сразу или из аванса, то забрать деньги уже не получится, сумма уходит в отчет по налогам.

Если пробиваем аванс, то указываем не услугу и код, а просто «стоматологические услуги», поскольку в момент получения денег невозможно определить наименование и количество услуг. Потом по факту их оказания указываем уже с кодами как обычно и вычитаем сумму из аванса.

Как именно оформлять аванс и переводить его в оплаченную услугу с кодом и наименованием, зависит от программы конкретного производителя кассового аппарата. Уточняйте эту информацию у ПОСТАВЩИКА кассы. Это чисто технический момент, у каждого производителя реализован по-разному.

8. Прайс клиники

Прайс клиники должен быть СТРОГО по номенклатуре приказа МЗ РФ №804н. Он же должен быть загружен в онлайн-кассу или программу управления клиникой.

Теми же формулировками услуг из номенклатуры должны оформляться все планы лечения и акты выполненных услуг. Различие в формулировках на чеке, в прайсе, в плане лечения и в акте выполненных услуг не допускаются.