Время от времени планерки не соответствуют ожиданиям руководителя. Чтобы избежать этого, следует знать несколько простых правил организации совещаний, позволяющих настроить коллектив на рабочий лад и получить новые идеи для усовершенствования работы клиники.

Не стоит подходить к вопросу о планировании собрания спустя рукава. Мы с удивлением обнаружили, что в некоторых клиниках никогда не проводятся планерки, в других же – коллективные обсуждения не приносят плодов, а зачастую и вовсе переходят в выяснение отношений.

Собрание персонала или попросту планерки должны приносить результат и быть регулярными. Не следует проводить их только в экстренных случаях, к примеру, когда была совершена врачебная ошибка, ведь зачастую такие встречи бывают малоэффективными и даже могут нанести ущерб.

Когда на собрании нет руководителя или главного врача, то оно превращается в словесную перепалку: персонал только критикует неправильные моменты, при этом никто не пытается предлагать идеи по урегулированию споров и слабых сторон работы клиники. Все это – сплошная трата времени.

Ежедневные или еженедельные планерки должны быть полезны по мнению сотрудников, в обратном случае они превращаются в ритуал руководства, и персонал будет приходить на каждое собрание под страхом быть уволенным. В чем тогда заключается польза этих собраний?

Предлагаем 5 советов для по-настоящему продуктивных совещаний

Повестка дня

Перед совещанием нужно составить план вопросов, требующих обсуждения. Например, на планерке можно говорить о будущих планах клиники, изменениях в рабочем процессе, статистике по количеству пациентов, проводить обучение.

В большинстве случаев если план встречи не был подготовлен заранее, она окажется малоэффективной. Это правило действует для любой организации: для крупной корпорации, церковного собрания, клуба помощи бедным и др. Каждое собрание посвящают четко обозначенным вопросам, на которые отводят определенное время, иначе можно растянуть дискуссию на долго или обсуждать вопросы, которые не будут касаться всего коллектива.

Если вы хотите обсудить показатели работы сотрудников, попробуйте говорить о них как футбольный тренер, в перерыве обсуждающий первый тайм матча. Т.е. отметьте моменты, которые нужно усовершенствовать, не критикуя. При этом кто-то должен записывать основные тезисы, т.е. что обсудили и над чем согласились.

Расписание

Проводить совещание можно раз в неделю, раз в две недели или хотя бы раз в месяц. Согласуйте стандартное время и место планерки и не меняйте его, убедитесь, что все сотрудники осведомлены о расписании встреч заранее. Руководитель и главный врач всегда должны присутствовать, если только не нарушаются их рабочие планы. В любом случае их отсутствие должно быть исключением, нежели привычным положением дел. Следует выделять на совещание примерно 1 час.

Не выясняем отношения

Собрание персонала создано не для того, чтобы выяснять личные отношения. Руководитель не должен объявлять выговор за разговоры во время встречи, при этом не стоит поощрять сплетни, отвлечение от темы, шум. Просите сотрудников делиться своими идеями по усовершенствованию работы клиники, предложениями о том, как устранить факторы, снижающие ее эффективность.

Разработайте общие процедуры для решения наиболее важных вопросов, касающихся каждого сотрудника по отдельности. Например, если врач хочет взять отпуск, он должен знать о том, что у вас действует стандартная процедура подачи заявления на отпуск. Иначе в ходе рабочего совещания вы можете столкнуться с тем, что один из врачей начнет жаловаться на то, что ему не дают отпуск на определенное время, что безусловно отвлечет вас от более важных вопросов. Сотрудники должны понимать, что совещание не для обсуждения личных вопросов.

Обучение

Регулярно анализируйте работу клиники и определите области, которые требуют усовершенствования. Обучение персонала лучше проводить при помощи обыгрывания ролей, чтобы наглядно показывать правильное поведение и возможные ошибки персонала. Иногда можно даже записывать эти обучающие представления на видео, чтобы в дальнейшем руководитель и сам сотрудник могли пересмотреть их и определить сильные и слабые стороны. Кроме того, съемки на камеру помогут преодолеть страх публичного выступления, следовательно, в дальнейшем при общении с пациентами врачи будут вести себя уверенней.

Поощрение

Говорите, что ваша клиника и ваша команда делают правильное дело и помогают людям. Важно, чтобы врачи рассказывали об отзывах пациентов. Если один из посетителей сказал, что впервые придя в клинику, он был поражен, обязательно стоит рассказать об этом случае на совещании. Восторженные отзывы пациентов — замечательная мотивация для врачей, заставляющая еще лучше выполнять свою работу.

Следуйте этим не сложным советам и вскоре вы заметите, что собрания могут действительно быть продуктивными, улучшить работу и настроение врачей.

Автор: Kevin Tighe, CEO Cambridge Dental Consultants